Określenie toner stosuje się zwykle wobec wszystkich wkładów do drukarek laserowych. Nie jest to jednak precyzyjne użycie tego słowa. Tonerem powinno określać się proszek znajdujący się wewnątrz laserowego wkładu. Na niejednolitą mieszankę składają się drobiny pigmentu, żywicy i żelaza. Średnica cząstek jest bardzo mała. Drukarka wprasowuje je w arkusz papieru. Zainstalowany we wnętrzu drukarki laserowej fuser osiąga temperaturę aż 205 °C. Umożliwia to zwarcie cząstki tonera z papierem. Uzyskanie wysokiej temperatury wymaga sporego poboru energii, lecz trwa to tylko przez kilka chwil potrzebnych na wydrukowanie danego dokumentu.
Trzeba wiedzieć, że kasety laserowej nie da się do końca opróżnić. W związku z tym powstaje potrzeba właściwej utylizacji zużytych tonerów. W innym przypadku drobinki mogłyby szkodzić środowisku.
Wkłady laserowe wyróżniają się sporą trwałością i odpornością na działanie czasu. Urządzenia, w których się je wykorzystuje, wymagają mniej czynności konserwacyjnych niż drukarki atramentowe. Są też łatwiejsze w serwisowaniu. Drukarki laserowe drukują sprawnie nawet po dłuższej przerwie w użytkowaniu. Materiały wydrukowane za sprawą takich sprzętów mają większą odporność na uszkodzenia i czynniki zewnętrzne.
Tonery stosowane w drukarkach nie wysychają. Inaczej jest w przypadku tuszy, z których należy regularnie korzystać, by nie zaschły w dyszach. Wszystko to sprawia, że użytkowanie drukarek laserowych okazuje się tańsze niż tych atramentowych, chociaż trzeba więcej wydać na ich zakup.
Ponadto w przypadku tonera nie ma problemu plamienia. Tusze mają formę ciekłą, dlatego pozostawiają plamy. Takie zabrudzenia trudno usunąć z ubrań czy mebli. O zabrudzenia szczególnie łatwo w czasie wymiany tuszu albo samodzielnego napełniania pojemnika z atramentem. Tonery mają tę zaletę, że nie robią plam. Nawet jeśli drobiny proszku wydostaną się z kasety, nie ubrudzą dłoni, ubrań czy innych rzeczy w pobliżu drukarki tak, jak zrobiłby to tusz.
Wykorzystane tonery uda się zregenerować, by można było ich dalej używać. W przypadku tuszów sprawa nie jest tak prosta. Regeneracja bywa możliwa tylko dla niektórych pojemników. Puste kasety laserowe albo kartridże uda się też sprzedać. Można to zrobić w specjalnych punktach skupu.
Popularnym, często powtarzanym mitem na temat alternatywnych materiałów eksploatacyjnych jest ten, według którego stosowanie zamienników sprawia, że gwarancja staje się nieważna. W rzeczywistości na mocy regulacji prawnych obowiązujących w UE autoryzowane serwisy nie mają podstaw do anulowania gwarancji z powodu użytkowania tonerów zamienników. W razie wątpliwości należy powołać się na Dyrektywę Rady 3/13/EWG z dnia 5 kwietnia 1993 r. w sprawie nieuczciwych warunków w umowach konsumenckich.
Tonery do drukarek należą do jednych z najważniejszych materiałów eksploatacyjnych. Mają swoje charakterystyczne cechy i zalety, takie jak wydajność, bezproblemowe użytkowanie i możliwość regeneracji. Do drukarek laserowych nadają się zarówno oryginalne tonery, jak i na zamienniki. Wybierając odpowiednie materiały, trzeba kierować się modelem urządzenia, potrzebnym kolorem oraz stopniem wydajności. Wymiana zużytego tonera nie sprawi trudności, podobnie jak korzystanie z kasety laserowej przy wydrukach.